Clé de Fa - Bannir mailing interne

Les mails en interne : à bannir ?

Nous vous en parlions déjà en 2012 dans cet article : en interne, les échanges par mail sont (presque) aussi utiles et productifs que les échanges par pigeon voyageur. Et chez Clé de Fa, cela fait plus de 8 ans qu’on n’en a (presque) plus !

Et pourtant : pendant la période Covid / télétravail, force est de constater que les mails en interne ont pris une place (trop ?) importante dans les boîtes de réception.

En 2020, un salarié envoyait en moyenne 72 % d’e-mails internes de plus qu’en 2019 (selon une étude de PoliteMail).

Pourquoi échanger par mail en interne, et même en période de télétravail, est particulièrement contre-productif ? 

  • Le mailing implique un tri, une priorisation des mails, la rédaction et l’envoi d’une réponse rédigée. Et nous le savons, pour organiser correctement sa boîte mail, cela demande un peu de temps et de concentration (nous y reviendrons dans un autre article 😉).
  • Nous vous en parlions dans cet article, les mails participent à la pollution numérique.
  • Les mails sont souvent lus immédiatement et répondus dans la foulée. Ce qui implique de mettre en pause toute autre tâche en cours. Et il faut compter par la suite le temps de re-concentration nécessaire pour reprendre la tâche interrompue. Autant dire que la productivité en prend un coup !
  • Parfois les mails sont perdus (Spam, suppression par erreur…) ou d’autres fois ils sont ignorés. Dans ce cas, la tâche demandée tombera aux oubliettes.
  • Un mail envoyé n’est pas modifiable. Si une information est oubliée, il faut renvoyer un deuxième mail. Ou un troisième si la situation évolue. Et là ben… on s’y perd. 

Je suis sûre que vous avez déjà envoyé ou reçu un mail de ce genre :

 

RE : avec la pièce jointe, c'est beaucoup mieux ! 👍 

Clé de Fa - Bannir mailing interne

Pensez donc que quand vous envoyez à votre super collègue 

«Hello ! Peux-tu me dire le n° de dossier de Madame Trucmuche ?»

vous mobilisez sa réflexion alors qu’il était peut-être très concentré sur une autre tâche. En plus, vous auriez sûrement pu avoir réponse à votre question sans même lui demander, en utilisant les bons outils  

Mais, si on évite les mails, comment communiquer en interne autrement ?

Comme on est super sympa et que notre but n’est pas de vous faire la morale, voici un top 3 de nos outils numériques préférés et complémentaires :

Google Chat (anciennement Hangout)

Google chat
Google Chat - Workspace google fr
Source : workspace.google.fr/intl/fr/products/chat/

Comme son nom l’indique, c’est un super outil de messagerie instantanée ! Alors évidemment il fonctionne avec Google, mais selon votre outil préféré, vous pourrez sans doute utiliser ses équivalents comme Teams ou autre. Parfait pour envoyer des messages courts au principal concerné, sans polluer les boîtes mail des collègues 🙂

Bonus : vous pouvez même créer des “équipes” avec les personnes de votre choix pour échanger sur des projets en particulier 👍

Trello

Board Trello
Source : trello.com/fr

Clairement, notre outil chouchou. L’outil de gestion de projet par excellence. Et pas besoin d’être un grand professionnel de la com’ pour réussir à en tirer profit !

Trello est un outil de gestion de projet qui est parfait pour les équipes de travail.

Il permet grâce à son système de cartes (un peu comme des post-it virtuels) de tenir à jour l’avancement de ses projets, d’informer ses collègues avec des notifications, et de bien organiser et prioriser ses tâches.

Cet outil est parfait pour éviter les mails de type “ou en est-tu dans le projet Bidule ?” Car il suffit de lire la carte Trello correspondante et voir ce qui a été tenu à jour dessus. 

Cet outil permet également d’éviter les oublis, car contrairement aux mails supprimés ou dirigés vers les SPAM, ici tout est gardé en trace écrite !

Google Docs

Source : workspaceupdates-fr.googleblog.com/2019/08/meilleure-collaboration-en-temps-reel.html

… Encore un outil Google ! Pas de panique, il existe des logiciels équivalents pour les suites Microsoft et autres. Ce qu’on aime dans cet outil, c’est le côté “modification en temps réel”. C’est un outil de traitement de texte classique, qui permet de travailler à plusieurs en même temps. On peut donc voir en direct ce que notre collègue écrit, et échanger ou modifier des tournures de phrases. Pratique de passer par ce système, pour avoir une relecture, un avis extérieur sur un projet de document, de mail… plutôt que d’échanger des mails avec la demande de relecture, et les 3 mails de corrections de 3 collègues différents !

Nous évoquerons plus tard d’autres outils collaboratifs très utiles comme Slack, Smash, Zoom, et d’autres outils portant des noms qui ressemblent à des onomatopées 🙂

Et vous, à quelle fréquence envoyez-vous des mails en interne ? Quels outils utilisez-vous pour éviter les mails ? Racontez-nous !

Jade KORNIG
Cheffe de projet chez Clé de Fa

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RSE : Nous avons le pouvoir d’éteindre la tour Eiffel

Le saviez-vous ? Votre boite mail pollue. Pleine à craquer de vieux mails dont l’intérêt ne sera qu’à votre jugement, remplie de newsletters auxquelles vous vous êtes abonné.es (ou pas) à une époque et qui ne vous intéressent plus et que vous jetez parfois (mais pas toujours). Vous pourriez même être énervé.e pour ces envois, mais le désabonnement n’est pas un réflexe..

Et bien, cela va devoir changer ! Pour notre planète

 

Et si, pour préserver notre belle terre, nous éteignions la tour Eiffel ? Et nous avons ce pouvoir, car si tous les Français supprimaient 50 vieux emails inutiles, cela équivaudrait à éteindre la tour Eiffel pendant 42 ans.

L’impact des datacenters

Il y a quelques années, Clé de Fa, organisait, pour Free, l’inauguration de son dernier Datacenter. Empreinte digitale pour entrer dans le bâtiment, schémas électriques de folie et surtout climatisation dernier cri ! Notre rôle était d’expliquer entre deux petits fours et une coupe de Champagne, aux quelques 150 VIP de la soirée, que leurs données étaient entre de bonnes mains puisque le centre, même en cas de panne, avait la capacité de produire de l’électricité comme pour une ville de 50 000 habitants et que le site était OVNI safe ! 

Quelle est l’empreinte carbone d’un mail ?

Contrairement aux apparences, l’empreinte carbone d’un email n’est pas négligeable. Voici quelques ordres de grandeur :

  • 0,3 gramme pour un email de spam;
  • 4 grammes pour un mail sans pièce jointe;
  • 11 grammes pour un email avec une pièce jointe de 1 MB (soit l’équivalent d’un sac plastique) ;
  • Jusqu’à 50 grammes pour un long email avec des pièces jointes.

Ces statistiques sur la consommation CO2 d’un mail sont issues du livre How Bad are Bananas?: The Carbon Footprint of Everything, publié par Mike Berners-Lee il y a quelques années. L’auteur n’est autre que le frère de Tim Berners-Lee, considéré comme l’inventeur de l’internet.

Faites le ménage

L’idée ici n’est pas de taper sur les quelque 156 datacenters français, mais bien de nous rendre conscients de l’impact du nettoyage de nos boîtes. Nos mails, avec leurs innombrables pièces jointes, sauvegardés et stockés dans ces serveurs, ont une empreinte carbone non négligeable puisqu’aujourd’hui, ces datacenters représentent, selon l’Ademe 1% de la consommation électrique mondiale.

En plus, c’est pas si difficile de faire moins !

Moins de destinataires

Cela peut sembler ridicule, mais réduire le nombre de destinataires est un bon début. Non seulement vous importunez moins de monde, mais surtout, vous diminuez la consommation d’énergie.

Moins de pièces jointes

Lorsque c’est possible, vous pouvez éviter d’envoyer une pièce jointe. La plupart du temps, vous pouvez d’ailleurs vous contenter d’un lien dans votre mail pour éviter d’envoyer des messages lourds (et donc polluants). Concrètement, au lieu de joindre un fichier, utilisez par exemple un lien Smash (en plus, c’est français) que la personne utilisera si elle le souhaite uniquement. L’avantage : moins d’espace sur les serveurs et, après un certain temps, le fichier sera détruit définitivement, contrairement aux pièces jointes conservées longtemps.

Moins de mails dans la corbeille

Pour réduire le nombre de messages stockés sur des serveurs, vous pouvez vider la corbeille aussi souvent que possible. Certains services comme Gmail ou Hotmail permettent de le faire automatiquement après 30 jours par exemple. N’oubliez pas de vider le dossier « Envoyé », qui peut aussi contenir un grand nombre de messages bien souvent… inutiles.

En +, avoir des boites mails rangées et presque vides, c’est moins de bande passante, c’est bon pour le moral et cela permet d’être plus efficace dans son travail ou dans sa vie perso.

Lisez la brochure de l’Ademe sur le sujet. A diffuser largement.

Fanny SOUCHON
Dirigeante de l’agence Clé de Fa