Cle de Fa les formation de noël

Les Formations de Noël

Échanger une formation contre un jouet : c’est le concept de l’association Formations de Noël 🎄🎁

L’Agence Clé de Fa participe à cette belle action solidaire pour filer un coup de main (et un coup de cerveau !) au Secours populaire français. Et vous, une petite formation, ça vous tente ?

Les Formations de Noël, qu’est ce que c’est ? 🤔

C’est un ensemble de formations dispensées et offertes par des professionnels, chefs d’entreprise, sur une demi-journée. Celles-ci sont gratuites, en contrepartie, les participants se doivent de payer un jouet neuf d’une valeur minimum de 12€ au profit des enfants du Secours Populaire Français.

Cle de Fa - Formations de noel schéma
Cle de Fa - Formations de Noël

Les formations

Les formations proposées s’adressent principalement aux chefs d’entreprise. Elles peuvent aussi bien porter sur la manière d’être et d’agir que sur le développement de l’entreprise. Les formations durent en moyenne deux heures, dans la matinée ou dans l’après-midi. Si vous ne pouvez pas vous déplacer, pas de panique ! Certaines sont proposées en présentiel d’autres en distanciel. 

La participation Clé de Fa

J’ai fait connaissance des Formations de Noël l’année dernière avec le CJD et j’ai souhaité participer cette année avec l’agence. Vous pouvez me retrouver le 7 décembre de 16h00 à 18h00 pour une formation sur la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) que j’enseigne également au Conservatoire National des Arts et Métiers.

Chaque année, les Formations de Noël recherchent des chefs d’entreprise, des coachs, des formateurs, prêts à offrir de leur temps en proposant des formations, alors pensez- y pour l’année prochaine ! 

Pour réserver, rien de plus simple, rendez-vous sur le lien suivant si vous souhaitez participer aux sessions de Lille (où je serai) : 

Sélectionnez la formation qui vous intéresse, remplissez vos coordonnées et le tour est joué. L’appel au don se fera dans un second temps.

Cette année les formations ont lieu du 6 au 11 Décembre 2021, dans toute la France et au Québec, et en visio ! 

Toutes les formations disponibles sont consultables sur le site formationsdenoel.fr

Alors réservez vite la vôtre ! 😉

Fanny SOUCHON
Dirigeante de l’agence Clé de Fa

Clé de Fa - nos application coup de coeur

Nos applications coup de ❤️ #01 – Smash

Dans ce premier épisode des applications coup de ❤️, nous allons parler de FICHIERS LOURDS. Oui, oui, ces fichiers beaucoup trop lourds pour passer en simple pièce jointe d’un mail. Du coup, vous tentez le tout pour le tout : vous le compressez, vous le re-compressez, vous essayez de réduire la taille des images, dans l’ultime espoir que ça passe. Mais rien n’y fait : votre vidéo ou votre présentation de 98 pages est encore beaucoup trop lourde. Votre mail, urgent, ne partira pas avec un fichier de cette taille. Et ça, c’est pas cool.

Cle de Fa - nos application coup de cœur

Et sinon, vous connaissez les sites de transferts de fichiers ?

Ce sont des sites sur lesquels vous pouvez déposer vos fichiers à transférer. Ils sont alors hébergés sur une durée courte (en général 7 jours) pour que votre destinataire ait le temps de les télécharger via une URL.

Vous avez sans doute déjà entendu parler de WeTransfer, très connu dans ce domaine. Mais nous, celui qu’on aime particulièrement… c’est Smash.

Cle de Fa - nos application coup de cœur

Smash, c’est quoi ?

C’est une application française 🇫🇷 100% RGPD, avec des serveurs qui ne sont donc pas à l’autre bout du monde, c’est une solution gratuite, sécurisée et accessible à tous.

Le + : Smash permet d’envoyer des fichiers sans limite de taille. En plus, vous pouvez même personnaliser le lien que vous envoyez !

Son interface est vraiment simple d’utilisation.

Cle de Fa - nos application coup de cœur
Il suffit de cliquer sur son fichier dans son explorateur ou finder et de le déposer sur le gros bouton S. Si vous n’êtes pas adepte du “drag and drop” (tirer & déposer en français), cliquez simplement sur le gros bouton S qui vous ouvrira votre explorateur ou Finder.

Smash est un indispensable chez nous, lorsque nous vous livrons tous types de fichiers ou bien quand nous communiquons des fichiers de création lourds avec nos fournisseurs et imprimeurs.

C’est bien simple : à l’agence, on l’utilise au moins 1 fois par jour !

Bonus : avec la version payante, vous pouvez totalement personnaliser l’interface pour lui donner l’image de votre entreprise 👍

Alors, prenez votre gros fichier, déposez-le sur Smash et vous n’aurez plus qu’à envoyer le lien de téléchargement à votre destinataire. C’est quand même bien plus facile, non ?

Et vous, c’est quoi votre astuce pour les fichiers lourds ?

Jade KORNIG
Cheffe de projet Clé de Fa

Cle de Fa Imprimeur et respect des délais

Imprimeurs et respect des délais

L’imprimeur est au bout de la chaîne de production dans le processus de création et de fabrication de vos documents imprimés. C’est pourtant de lui que vous exigez souvent une date de livraison non négociable… Si vous souhaitez entretenir une relation gagnant-gagnant et durable avec lui, voici quelques conseils à ne pas négliger !

Cle de Fa Imprimeur et respect des délais

1. Anticipez les délais

Dès que vous connaissez la date butoir à laquelle vous souhaitez être livré, prenez contact avec votre imprimeur pour établir le rétroplanning avec lui. Vous définirez ainsi, ensemble, en fonction du travail à réaliser et des disponibilités machine, les dates possibles pour le process de fabrication : mise à disposition des éléments, validation du bon à tirer (le fameux BàT), fabrication des plaques, calage, roulage (l’impression proprement dite), séchage, assemblage (coupes et reliure) et livraison…

Cle de Fa Imprimeur et respect des délais
Les fichiers sont vérifiés avant de lancer le BàT.

2. Respectez vos engagements

Cle de Fa Imprimeur et respect des délais
Une fois le BàT donné, une plaque offset est préparée.

Ce planning est, en général, établi au plus serré. Rare sont les fois où l’on est «large»… Et il vous engage réciproquement : si vous avez convenu d’une mise à disposition des éléments à imprimer le lundi matin, pour une validation du BàT dans l’après-midi, la fabrication des plaques le mardi matin, le calage et le roulage le mardi après-midi, le séchage le mercredi, l’assemblage le jeudi et une livraison le vendredi matin, ne vous attendez pas à être malgré tout livré le vendredi après-midi si vous lui remettez vos éléments avec «seulement» une demie-journée de retard… Car votre imprimeur a des engagements de délais avec d’autres clients que vous ! Et il n’y a aucune raison qu’ils fassent les frais de votre retard, pas plus que vous n’accepteriez que votre livraison soit décalée parce que le planning a été chamboulé à cause d’un autre client !

 

3. Maintenez le contact

Communiquez régulièrement avec votre imprimeur pour le tenir au courant de l’état d’avancement de vos travaux en interne ou chez votre agence de communication. Et si vous vous rendez compte que vous pourriez livrer vos éléments en avance, faites-lui en part : il sera peut-être ravi de pouvoir combler un temps mort grâce à vous, et vous en sera redevable pour une prochaine occasion où vous serez peut-être, à votre tour, dans l’absolu nécessité de lui demander une faveur en terme de délai…

Cle de Fa Imprimeur et respect des délais
L’impression en calage offset, avec 4 couleurs.

4. N’hésitez pas à déléguer

Cle de Fa Imprimeur et respect des délais
Quand l’impression est terminée, on passe au massicotage.

Si vous avez un volume important et une fréquence élevée de documents à imprimer, vous êtes probablement en relation étroite avec un ou plusieurs imprimeurs. Dans le cas contraire, faites confiance à votre agence de communication pour lui déléguer l’ensemble du processus d’impression et son suivi. Même si cette prestation n’est pas gratuite, les prix qu’elle pourra obtenir grâce à son volume d’affaire annuel vous permettront très souvent d’obtenir de meilleurs tarifs qu’en direct. Les soucis en moins…

Imprimeurs et respect de la planète

Imprimer au plus bas prix, c’est bien.
Imprimer au plus faible impact environnemental, c’est mieux !

On en parle dans un prochain article… 

Florence MARCDARGENT
Responsable artistique chez Clé de Fa

(Toutes les photos de cet article ont été prises chez un de nos imprimeurs d’amour, avec son aimable autorisation.)
Cle de Fa exemple carte de voeux

✨C’est le moment de faire un vœu !✨

Cle de Fa exemple carte de voeux

Nous ne sommes pas encore en décembre et pourtant il faut déjà penser aux cartes de vœux que l’on va envoyer.
Difficile de trouver du temps à y consacrer, avec toutes ces dernières missions à réaliser avant la fin de l’année.
Est-ce vraiment important, corporate, indispensable ?

4 bonnes raisons d’envoyer des cartes de vœux professionnelles

1. Vous rappeler aux bons souvenirs de vos prospects

Vous les avez approchés au cours de l’année, le projet ne s’est finalement pas fait. Faute de temps, de comptabilité ou de finance… Si vous aviez convaincu à l’époque, une carte de vœux pourrait tout simplement relancer la machine ! 😉

2. Faire ressortir vos spécificités

Combien de responsables commerciaux ou dirigeants me disent :
« Encore un client avec qui je n’ai pas fait affaire, il ne savait pas que nous faisions aussi cette prestation…»
Les vœux c’est surtout l’occasion de présenter une nouvelle offre et de se re-présenter à des clients qui vous aiment déjà. Il serait dommage de se priver ! 😎 

3. Donner de l’information à vos clients

Parmi tous les vœux que vous recevez, avouez qu’un mot personnalisé vous touche, qu’une note d’humour éclaircie votre journée, qu’une touche d’originalité vous marque… et votre interlocuteur gagne ainsi des points auprès de vous !
Inversement, cela fonctionnera aussi pour vous ! 👍 Valeurs, équipes, expérience… les sujets ne manquent pas.

4. Pour ne pas s’en priver ! 

Rien n’est obligatoire pour une entreprise, une association ou une collectivité, mais pourquoi se priver d’une si belle occasion ?

Un peu de positivité, de bonnes ondes à la fin d’une année difficile et forte en émotion fait toujours du bien. 💫

Cle de Fa c'est le moment de faire un vœux

Maintenant la forme !

Papier ou digitale, la carte de vœux doit surtout s’adapter à votre public. Il n’y a pas de mauvaise formule, on peut même mixer les deux !

La carte de vœux digitale :
Petit budget, grande efficacité !

Déclinez votre charte graphique sur une création unique, statique ou animée et envoyez-la, comme une newsletter, à des centaines de contacts en quelques secondes ! Avouez que c’est très pratique, surtout si vous êtes le 15 décembre et que vous avez un peu oublié… 😱

La carte de voeux papier : La tradition du bel ouvrage reste en mémoire

Classique et indémodable, marquez la nouvelle année avec un graphisme original mais toujours à vos couleurs.
Petit format carré ou joli pop-up qui s’ouvre et marque les esprits, tout est possible et personnalisable, le grammage du papier, les dorures ajoutées : c’est justement votre personnalisation qui fera la différence et permettra à votre carte de trôner sur le bureau de votre client… 👑

Et chez Clé de Fa ?

Nous on adore ça !

Nous aimons autant réaliser les commandes de nos clients que de trouver un nouveau concept à leur envoyer chaque année !

La carte de vœux Clé de Fa est une surprise, mais en attendant nous pouvons vous présenter un de nos modèles fétiches :

Vous ne savez pas quoi choisir ni comment vous y prendre ?

Allez voir notre page spéciale fin d’année pour y voir un peu plus clair ! 

Fanny SOUCHON
Dirigeante de l’agence Clé de Fa

Clé de Fa Qu’est-ce qu’un site responsive ?

Qu’est-ce qu’un site responsive ?

Avez-vous remarqué que les sites internet ne s’affichaient pas toujours de la même manière selon le navigateur ou l’ordinateur que vous utilisez ? Souvent, il ne s’agit que d’insignifiants détails : une police qui va paraître légèrement différente chez l’un, une marge un peu plus grande chez un autre, un espace plus étroit ici, une animation plus lente là…
Pourquoi ?

Un seul code source,
différentes interprétations

Il y a une chose qui est commune à tous les navigateurs, c’est le code source du site. Vous pouvez même le faire apparaître, pour la plupart des navigateurs, il suffit de faire un clic droit sur le fond du site de n’importe quelle page web et choisir afficher le code source ou code source de la page). Le code HTML apparaît, c’est le code des données textuelles et images de la page. À ce code est relié la feuille de style, c’est-à-dire le code CSS, qui met en page les données. 

Mais voilà, les navigateurs n’interprètent pas de la même façon ces même codes.

Ces navigateurs (c’est-à-dire Chrome, Safari, Internet Explorer, Mozilla…) sont eux-mêmes composés de lignes de codes qui sont lues pour être affichées par votre système d’exploitation (Windows, MacOS, Linux)… 

Que ce soient les codes des navigateurs ou les codes des sites internet, tous ont été écrits par des humains. Avec leurs propres langages, leurs propres interprétations. 

Lors d’un échange de messages, avez-vous déjà pris des points de suspension finissant une phrase pour une menace ? Ou vous est-il déjà arrivé de prendre une affirmation pour une question ?  Tout est question d’interprétation.

Cle de Fa Qu'est-ce qu'un site responsive?

N’oublions pas que derrière le code, il y a des humains, et derrière le navigateur, d’autres humains. 

Ce qui explique certainement pourquoi les navigateurs se comportent différemment les uns des autres, comme des humains se comportent différemment les uns des autres.

Quand l’un ignore une tâche qui lui est attribuée, l’autre comprend l’inverse de ce que vous avez demandé. Et quand deux ordres contradictoires vous sont donnés, lequel suivez-vous ? Et votre collègue ?

S’adapter aux différences

Les développeurs sont conscients que leurs codes seront interprétés différemment selon les navigateurs, et ils leurs attribuent donc en général des codes personnels, pour que le message soit compris et que le site s’affiche et fonctionne de la même manière sur chaque navigateur, tel qu’il a été dessiné.

Prendre en compte les différents supports

Un écran d’ordinateur n’a rien à voir avec un écran de smartphone. L’un a un format horizontal, l’autre un format vertical. Sur l’un on navigue via la souris, sur l’autre directement avec le doigt…

Un site internet uniquement conçu pour écran d’ordinateur sera inconfortable à utiliser sur smartphone, et vice-versa.
C’est là qu’intervient la notion de responsive. Ce mot anglais pourrait se traduire par qui réagit bien.

Un site responsive c’est un site qui réagit bien avec le support de l’utilisateur. Il prend en compte la taille de l’écran pour s’afficher adéquatement.
Concevoir une interface de site internet qui soit accessible et facile à utiliser quelque soit le support, c’est le rôle de l’UX designer.

De la même manière qu’un développeur peut s’adresser à un navigateur particulier, il s’adressera aux différentes tailles d’écran, pour que le site puisse s’adapter en conséquence.

Ainsi, un site responsive s’affichera toujours correctement, et permettra une navigation intuitive, quelque soit le support, ce qui est primordial quand on sait que son site peut aussi bien être vu sur smartphone que sur ordinateur !

Vous êtes curieux ? Si vous êtes sur votre smartphone, vous pouvez afficher la version ordinateur (depuis le menu de votre navigateur, cochez afficher la version ordinateur), vous verrez apparaître des différences !
Vous nous lisez sur ordinateur ? Réduisez au minimum la fenêtre de votre navigateur, vous verrez des changements !

Et pour finir, sachez que les moteurs de recherche récompensent les sites responsive en améliorant leur référencement. 😉

Clé de Fa- # ou @ ?

# ou @ ?

Cle de Fa # ou @ ?

Agence Clé de Fa, 09:03

Moi (en train de finaliser un post sur LinkedIn)
— Regarde t’en penses quoi ?
Fanny (un café à la main)
— Pourquoi t’as mis un dièse et pas l’arobase ?
Moi
— Un quoi ?
Fanny (qui fait le # avec les doigts)
— Le truc barré là
Moi
— Aaaah, un hashtag
Fanny
— Oui c’est ça, ça sert à quoi ?

Vous vous reconnaissez ?
Sans que vous ne vous en soyez aperçu, le hashtag s’est insinué dans votre vie, si bien qu’il est aujourd’hui présent partout : sur tous les réseaux sociaux, dans des pubs, il est même devenu un moyen d’expression à part entière comme #jesuischarlie. Il peut même changer la face du monde, comme #metoo

Cle de Fa # ou @ ?
Cliquez pour voir ce sketch du Late Night with Jimmy Fallon, avec Justine Timberlake !

Mais pourquoi ?
Et comment s’en servir ?
Je vous explique !

C’est quoi un hashtag ?

Le hashtag, aussi appelé «mot dièse» est composé du signe typographique «croisillon» qui ressemble beaucoup au dièse musical mais ce n’est pas le même !

#

le croisillon
du «mot dièse»

le dièse

On peut traduire le terme anglais de hashtag par mot-clef.
Le hashtag était déjà utilisé en informatique dans les années 70.
Il était d’ailleurs souvent associé au numéro de téléphone : regardez les dernières touches de votre téléphone fixe ou votre Nokia 3310 !
Mais c’est surtout grâce à Twitter et depuis 2009 qu’il est devenu si populaire :
Le réseau social l’a utilisé pour le transformer automatiquement en lien hypertexte menant vers une page de résultats recensant tous les tweets contenant ce hashtag.
Les autres réseaux sociaux ont alors intégré ce système les années suivantes.

Et depuis on utilise le hashtag, soit pour marquer spécifiquement un mot, un contenu (comme un mot-clef), soit pour regrouper un ensemble de publications autour d’un même thème.

Par exemple : #rentrée2021 ou #rentree2021
Vous verrez souvent des variations dans le choix des hashtags : avec ou sans accent, avec des majuscules, des cédilles…
Mais attention : pas d’espaces, de tirets ou de caractères spéciaux !

✅ #rentrée2021
✅ #rentree2021
✅ #Rentrée2021
❌ #rentrée 2021
❌ #rentrée-2021
❌ #rentrée_2021
✅ #CestLaRentrée
❌ #C’est_la_rentrée !

Vous l’avez compris, les hashtags peuvent donc servir comme diffuseurs d’actualité.
De nombreuses marques utilisent aussi les hashtags à des fins promotionnelles, via des jeux concours ou de la publicité sur les réseaux sociaux !
Par exemple, la marque Oasis en use et abuse régulièrement, déclenchant parfois un bad buzz…

Cle de Fa # ou @ ?
Exemple de la campagne : #Oasis2Noël

— Oui mais dans l’article il y a aussi l’autre truc des mails là…
— Le @ ? j’y viens !

C’est quoi un @ ?

L’arobase est un caractère typographique que l’on peut prononcer également «at» à l’anglaise.

C’est plus précisément un logogramme formé d’un «a» écrit en minuscule dont la patte du coin inférieur droit est prolongée jusqu’à faire le tour de la lettre dans le sens inverse des aiguilles d’une montre en revenant au coin inférieur droit : @.
L’arobase est utilisé sur Internet, principalement dans les adresses mail comme séparateur entre le nom d’utilisateur et le nom du domaine de messagerie.
Il symbolise à lui tout seul Internet, bien avant l’arrivée du hashtag !
Durant les années 2000, on l’utilisait également dans les forums de discussions et chatroom comme IRC et Caramail pour s’adresser directement à quelqu’un, en le mentionnant avec un @ devant son pseudonyme.

Twitter, le réseau social le plus minimaliste avec au départ sa limite de 140 caractères (qui passa à 280 en 2017) utilisa alors le @ pour permettre de mentionner directement des utilisateurs dans les tweets.
Les autres réseaux sociaux firent de même et il est très courant de voir un arobase accolé à un nom sur une publicité, un site, ou une carte de visite pour représenter un compte Twitter ou Instagram.

L’arobase est lui aussi comme le hashtag couramment utilisé en marketing notamment sur Instagram.
Vous avez sûrement vu beaucoup de concours à base d’abonnement et de mentions dans les commentaires. Pourquoi ? Parce que cela permet non seulement de booster son nombre d’abonnés mais en plus ce sont eux qui vont partager votre page en mentionnant directement avec l’arobase leurs proches qui eux reçoivent alors une notification et iront lire la publication, c’est de la viralité quasi immédiate !

Cle de Fa # ou @ ?
Cle de Fa # ou @ ?

De nos jours, peu importe le réseau social que vous utilisez (Facebook, Linkedin, instagram etc.), et dans une majorité de plateformes ou logiciels (Gsuite, Trello,…), il vous suffit de placer un @ devant un nom pour mentionner directement quelqu’un.

C’est même devenu depuis quelques semaines un jeu à l’international avec des posts du genre :

Cle de Fa # ou @ ?
Cle de Fa # ou @ ?

Théoriquement, même si n’importe qui peut mentionner toute personne ayant un compte avec un simple arobase, la plupart des gens ne le font pas par pudeur, timidité, réserve, etc.

Cette simple publication a donné l’opportunité à des milliers de personnes de s’adresser directement à leur personnalité préférée avec un simple @ et le phénomène s’amplifie à la vue d’artistes qui répondent gentiment à ces mentions !

En France, il y a un artiste qui adore jouer avec les # et les @, et qui n’hésite pas à mentionner de simples inconnus qui ne le mentionnent pas spécialement, peu importe le réseau social.
Je parle bien évidemment de Julien Doré !

Méfiez-vous, que ce soit en écrivant @jdoreofficiel #juliendoré ou même sans rien, il maîtrise les Google Alertes et les notifications mieux que personne… et il vous taclera !
Vérifiez par vous-même, jetez un œil au nouveau compte Instagram Les Punchlines de Julien Doré ! https://www.instagram.com/les.punchlines.de.julien.dore/

Cle de Fa # ou @ ?
Cle de Fa # ou @ ?

Too Long; Didn’t Read => En gros :

Utilisez le # pour synthétiser en mot-clés et thèmes votre publication.

Utilisez le @ pour mentionner spécifiquement une personne ou une page (elle recevra d’ailleurs une notification !)

Attention petit piège :
Si on vous « taggue », cela veut dire qu’on vous mentionne : donc avec un @ et non pas avec un # ! 

Stay tuned 🙂

Justine POLLET
Responsable Pôle Web chez Clé de Fa

Clé de Fa - Ours et Singe

L’Ours & le Singe dans l’imprimerie

Cette technique a eu le monopole de l’impression jusqu’au 19e siècle. Les imprimeurs recrutaient des Ours pour faire fonctionner la presse d’imprimerie et des Singes pour composer les textes au moyen de caractères typographiques. Ce sont les noms désignés pour parler des professionnels de l’imprimerie.

Clé de Fa L’Ours & le Singe dans l’imprimerie

L'Ours

L’Ours ou pressier était chargé de faire marcher la presse et était ainsi nommé pour l’impression de lourdeur qu’il donnait en encrant les formes.
Dans l’édition, cela désigne aujourd’hui un pavé, un encadré ou un espace, situé généralement au début ou à la fin d’un ouvrage, qui recense les noms et adresses de l’éditeur et de l’imprimeur, et les fonctions et les noms des collaborateurs ayant participé à la fabrication de l’imprimé. En réalité, l’Ours dans l’édition, c’est comme le générique au cinéma !
Clé de Fa - Ours et Singe

Le Singe

Le Singe ou typographe quant à lui aurait été ainsi désigné à cause des mouvements de bras et de mains très rapides, grâce auxquels il composait les textes avec les lettres en plomb et les distribuait dans les casses une fois le tirage terminé.

Cle de Fa L’Ours & le Singe dans l’imprimerie
l'Ours du bulletin de la ville de Mouy.

Venez boire un café à l’agence, nous vous montrerons un vrai meuble à casse de l’époque !

Clé de Fa - Bannir mailing interne

Les mails en interne : à bannir ?

Nous vous en parlions déjà en 2012 dans cet article : en interne, les échanges par mail sont (presque) aussi utiles et productifs que les échanges par pigeon voyageur. Et chez Clé de Fa, cela fait plus de 8 ans qu’on n’en a (presque) plus !

Et pourtant : pendant la période Covid / télétravail, force est de constater que les mails en interne ont pris une place (trop ?) importante dans les boîtes de réception.

En 2020, un salarié envoyait en moyenne 72 % d’e-mails internes de plus qu’en 2019 (selon une étude de PoliteMail).

Pourquoi échanger par mail en interne, et même en période de télétravail, est particulièrement contre-productif ? 

  • Le mailing implique un tri, une priorisation des mails, la rédaction et l’envoi d’une réponse rédigée. Et nous le savons, pour organiser correctement sa boîte mail, cela demande un peu de temps et de concentration (nous y reviendrons dans un autre article 😉).
  • Nous vous en parlions dans cet article, les mails participent à la pollution numérique.
  • Les mails sont souvent lus immédiatement et répondus dans la foulée. Ce qui implique de mettre en pause toute autre tâche en cours. Et il faut compter par la suite le temps de re-concentration nécessaire pour reprendre la tâche interrompue. Autant dire que la productivité en prend un coup !
  • Parfois les mails sont perdus (Spam, suppression par erreur…) ou d’autres fois ils sont ignorés. Dans ce cas, la tâche demandée tombera aux oubliettes.
  • Un mail envoyé n’est pas modifiable. Si une information est oubliée, il faut renvoyer un deuxième mail. Ou un troisième si la situation évolue. Et là ben… on s’y perd. 

Je suis sûre que vous avez déjà envoyé ou reçu un mail de ce genre :

 

RE : avec la pièce jointe, c'est beaucoup mieux ! 👍 

Clé de Fa - Bannir mailing interne

Pensez donc que quand vous envoyez à votre super collègue :  

«Hello ! Peux-tu me dire le n° de dossier de Madame Trucmuche ?»

Vous mobilisez sa réflexion alors qu’il était peut-être très concentré sur une autre tâche. En plus, vous auriez sûrement pu avoir réponse à votre question sans même lui demander, en utilisant les bons outils.  

Mais, si on évite les mails, comment communiquer en interne autrement ?

Comme on est super sympa et que notre but n’est pas de vous faire la morale, voici un top 3 de nos outils numériques préférés et complémentaires :

Google Chat (anciennement Hangout)

Clé de Fa- Les mails en interne : à bannir ?
Cle de Fa Les mails en interne : à bannir ?
Source : workspace.google.fr/intl/fr/products/chat/

Comme son nom l’indique, c’est un super outil de messagerie instantanée ! Alors évidemment il fonctionne avec Google, mais selon votre outil préféré, vous pourrez sans doute utiliser ses équivalents comme Teams ou autre. Parfait pour envoyer des messages courts au principal concerné, sans polluer les boîtes mail des collègues 🙂

Bonus : vous pouvez même créer des “équipes” avec les personnes de votre choix pour échanger sur des projets en particulier 👍

Trello

Clé de Fa Les mails en interne : à bannir ?
Source : trello.com/fr

Clairement, notre outil chouchou. L’outil de gestion de projet par excellence. Et pas besoin d’être un grand professionnel de la com’ pour réussir à en tirer profit !

Trello est un outil de gestion de projet qui est parfait pour les équipes de travail.

Il permet grâce à son système de cartes (un peu comme des post-it virtuels) de tenir à jour l’avancement de ses projets, d’informer ses collègues avec des notifications, et de bien organiser et prioriser ses tâches.

Cet outil est parfait pour éviter les mails de type “ou en est-tu dans le projet Bidule ?” Car il suffit de lire la carte Trello correspondante et voir ce qui a été tenu à jour dessus. 

Cet outil permet également d’éviter les oublis, car contrairement aux mails supprimés ou dirigés vers les SPAM, ici tout est gardé en trace écrite !

Google Docs

Cle de Fa Les mails en interne : à bannir ?
Source : workspaceupdates-fr.googleblog.com/2019/08/meilleure-collaboration-en-temps-reel.html

… Encore un outil Google ! Pas de panique, il existe des logiciels équivalents pour les suites Microsoft et autres. Ce qu’on aime dans cet outil, c’est le côté modification en temps réel. C’est un outil de traitement de texte classique, qui permet de travailler à plusieurs en même temps. On peut donc voir en direct ce que notre collègue écrit, et échanger ou modifier des tournures de phrases. Pratique de passer par ce système, pour avoir une relecture, un avis extérieur sur un projet de document, de mail… plutôt que d’échanger des mails avec la demande de relecture, et les 3 mails de corrections de 3 collègues différents !

Nous évoquerons plus tard d’autres outils collaboratifs très utiles comme Slack, Smash, Zoom, et d’autres outils portant des noms qui ressemblent à des onomatopées 🙂

Et vous, à quelle fréquence envoyez-vous des mails en interne ? Quels outils utilisez-vous pour éviter les mails ? 

Jade KORNIG
Cheffe de projet chez Clé de Fa

Cle de Fa -L'importance du Community Manager

L’importance du Community Manager

Quoi ? Comment ça, je dois gérer mes réseaux sociaux ?

Mais enfin, pourquoi c’est important le nombre de like ?

Ah tiens, j’ai un mauvais avis ? Ah mais c’est où qu’on voit quand il y a des questions ?

Clé de Fa - L'importance du community manager

Les horaires de jours fériés, j’en sais rien moi ?

Attends, c’est Facebook ou Twitter qu’on a déjà ?

Mais pourquoi j’engagerais un petit rigolo qui va écrire 2 tweets par jour que je ne comprendrai pas ? Je vais demander à mon neveu, il cherche un stage !

Cela vous rappelle quelque chose ?

Si vous vous posez encore ces questions, c’est que vous ne travaillez pas encore avec un Community Manager ! En avez-vous besoin ? OUI et on vous explique pourquoi ici :

Mais d’abord ça veut dire quoi Community Manager / CM ?

Le Community Manager pourrait se traduire par gestionnaire de communauté.

Car oui, à partir du moment où vous avez une ou plusieurs pages de réseaux sociaux, il y a sûrement des personnes qui ont aimé votre page et s’y sont inscrites ou abonnées pour suivre vos différentes activités qui, elles, sont représentées par les publications.

Selon votre activité, vous avez même relié votre site internet à vos réseaux sociaux.

Cle de Fa L’importance du Community Manager

Imaginez votre site Internet comme votre magasin et vos pages de réseaux sociaux comme différentes vitrines :

Des passants attirés par l’une de vos vitrines vont s’en approcher, les observer en détails et vont soit systématiquement s’arrêter chaque fois qu’ils passent devant pour voir les nouveautés, ou vont toquer à la vitre, voire passer la porte pour demander des renseignements pour acheter vos services ou produits.

Si ces passants sont satisfaits de vos renseignements ou des produits et services qu’ils vous ont achetés, ils pourront en parler à leurs amis et voisins qui viendront à leur tour, c’est ce que l’on appelle la viralité.

Mais qui va renouveler les vitrines ? Qui va répondre aux intéressés afin de les faire entrer dans le magasin et valider une vente ? Le gestionnaire de communauté !

Son rôle est donc de s’occuper de toutes les personnes qui sont en contact avec vos pages, vos communautés donc.

Véritable ambassadeur, il devra répondre à toutes les questions et commentaires, tout en respectant vos valeurs.
Ce sont donc eux qui vont vraiment incarner votre enseigne, l’humaniser pour lui apporter ce supplément d’âme qui transparaît difficilement derrière un écran de téléphone.

Et en termes de fiche de poste ?

Il travaille donc directement avec vos communicants ou vous-même si vous êtes une petite structure afin d’établir une stratégie de communication qui vise à faire vivre votre enseigne et vous démarquer de votre concurrence tel un phare dans l’immensité de l’océan des réseaux sociaux.

  • Il va alimenter en contenu (qu’il peut créer lui-même) l’ensemble de vos réseaux sociaux pour créer de l’engagement et générer des interactions avec vos communautés. Plus le contenu sera qualitatif, plus vos posts seront partagés et populaires.
  • Il va également modérer les réponses et échanges publiés par vos communautés afin d’éviter des commentaires qui ne correspondent pas à vos valeurs ou qui peuvent entacher votre image. C’est-à-dire qu’il va répondre à certains commentaires pour y apporter des informations ou les supprimer s’ils sont hostiles voire injurieux.
  • C’est aussi lui qui répondra à toutes les questions envoyées en privé afin de satisfaire vos communautés et donc vos potentiels clients.
  • Il surveillera vos concurrents et se tiendra au courant des dernières tendances et événements importants afin que vos pages soient dynamiques et vivantes, à l’image de votre société.
  • Il pourra donc créer des événements et des promotions sur vos réseaux, en accord avec votre équipe marketing.

Selon son niveau de compétence, il pourra établir des reportings afin que vous puissiez évaluer les retombées économiques et ROI de votre présence sur les réseaux sociaux. Car bien évidemment, le but c’est de faire toquer les passants à votre vitrine afin qu’ils entrent joyeusement dans votre boutique, en sortent satisfaits et en parlent à leurs voisins !

Il est là pour soigner votre image

Tout ce qui s’écrit sur Internet restera à vie sur Internet, car rien n’est véritablement effaçable, c’est pour cela que vous voyez régulièrement dans l’actualité, des scandales d’anciens tweets qui ressurgissent ou des photos honteuses que l’on n’arrive jamais à faire disparaître. C’est ce qu’on appelle l’effet Streisand (mais ça, ça sera pour un prochain article).

Pour éviter ce genre de bad buzz, il est important de bien gérer ce qui est écrit sur son enseigne, ce qu’on appelle l‘e-réputation. Votre community manager est là pour ça, il est même là pour vous rendre populaire et sympathique.

Vous avez peut-être entendu parler du community management de la marque Décathlon devenue très sympathique sur la toile, tout comme Netflix France dont chaque tweet — toujours amusant et dans l’air du temps —  est suivi par plus de 5 millions d’abonnés !

Ses deux grandes qualités : La réactivité et l’adaptabilité !

Vous l’avez compris, le Community Manager est multi-casquettes :

Tour à tour, technicien du web, concepteur/rédacteur, modérateur, graphiste créatif, etc. pas étonnant que 53 % d’entre eux soient titulaires d’un bac+5, et plus de 36 % aient un bac+3/4 !

Il s’adaptera à la taille de votre entreprise pour gérer ses différentes missions.

Vous avez besoin d’un article d’expertise ? Parlez-en à votre Community Manager.

Vous avez besoin d’une publication qui reprend votre flyer, vous aimeriez que cela soit animé ? Parlez-en à votre Community Manager !

Et si c’est urgent, il sera réactif car non seulement il aura déjà planifié ses tâches à l’aide d’outils en ligne, mais son travail quotidien de veille lui permettra également de répondre pertinemment à votre besoin immédiat.

Et comme le dit Alexandra REIX, Social Media Manager chez Marcel :

« C’est l’un des rares métiers qui demande à la fois d’être stratège, chef de projet, créatif, rédacteur et même par moment commercial, et le tout, chapeauté d’une expertise et connaissance profonde des plateformes. Au final, nous sommes des mini agences de communication à nous-même. » 

Conclusion : c’est un grand OUI !

Vous avez encore des doutes sur l’importance des réseaux sociaux par rapport à votre entreprise ou votre chiffre d’affaires ?

Selon le Digital Report 2021 de We Are Social et Hootsuite, les médias sociaux ont comptabilisé 1,3 million de nouveaux utilisateurs chaque jour en 2020. Soit plus de 15 nouvelles inscriptions chaque seconde !

Depuis l’année dernière, le monde entier a subi les ravages du coronavirus et de nombreux confinements.
La société a plus que jamais été obligée de s’adapter en communiquant à distance par Internet qui fait donc partie intégrante de notre quotidien.

Assurez votre existence sur le web, c’est vous permettre d’afficher votre publicité sur un 4/3 pour toujours et à moindre frais en vous assurant d’être toujours dans le coup, grâce à un Community Manager…

Que celui-ci soit interne, ou appartienne à une agence de communication, cet employé polyvalent, concrétisera votre vitrine virtuelle et rendra votre entreprise véritablement authentique !

Et pour la pub ? On vous en parle dans un prochain post !

Stay tuned 🙂

Justine POLLET
Responsable Pôle Web chez Clé de Fa

Cle de Fa Une reconnexion douce, avec Clé de Fa (2/2)

Une reconnexion douce,
avec Clé de Fa (2/2)

Dans la première partie de cet article, nous abordions avec Boris, président de l’association « Sans Mon Portable » les chiffres relatifs à la déconnexion et au blurring, mais nous apportions également quelques conseils en termes d’organisation du temps et de concentration. Apportons maintenant une variable non négligeable et toute nouvelle pour certains, et déjà ancrée pour d’autres : le télétravail.

Mieux gérer son télétravail

 

La récente pandémie mondiale a bouleversé les organisations, le rapport à son propre travail, sa hiérarchie, ses tâches et missions. Chaque salarié concerné directement par le télétravail a dû se réinventer, pour rester efficace malgré de nouvelles contraintes et injonctions.

Cle de Fa Une reconnexion douce, avec Clé de Fa (2/2)

 

Selon le baromètre annuel 2021 Télétravail de Malakoff Humanis, 3,1 salariés sur 10 sont télétravailleurs en décembre 2020, 3,6 jours par semaine contre 1,6 jour fin 2019. 3 salariés sur 10 s’inquiètent de sa généralisation à plusieurs jours par semaine en 2021.

Selon la même étude, les managers sont toujours mobilisés mais épuisés. 
Ainsi, 31% disent se heurter à la problématique de maintien des liens collectifs, pour éviter l’isolement et maintenir l’esprit d’équipe.
43% déclarent ainsi avoir eu du mal à gérer la fragilité de certains salariés, liée à la surexposition aux écrans (recours à la visioconférence), des espaces de travail à la maison parfois inadaptés, des difficultés d’organisation (gestion de la scolarité des enfants).
Heureusement, les bonnes pratiques se multiplient et même si elles ne règlent pas tout, elles améliorent le quotidien des salariés. En voici quelques exemples et autres pistes:

Pour le manager

  • Donner de la flexibilité à ses collaborateurs (en télétravail, l’équilibre vie pro/ vie perso est par définition plus difficile à trouver).
  • Donner des objectifs encore plus précis. Chaque salarié doit être parfaitement clair avec les attentes de son manager, elles doivent être donc décrites très précisément.
  • Utiliser les mêmes outils numériques, et s’y tenir. Les changements permanents de solution de visio notamment créent du stress, de la fatigue, des pertes de repères.
  • Utiliser une plateforme collaborative, permettant de centraliser les informations à un seul et même endroit, en évitant l’envoi massif de mails à tous. On peut ainsi savoir où en est chacun dans l’accomplissement de ses tâches.
  • Créer des moments d’échanges informels, permettant de retrouver ou entretenir un esprit d’équipe, la convivialité.
  • Prioriser les tâches au maximum, faire le focus sur les (vraies) urgences.

Pour le collaborateur

  • Prendre soin de soi et de sa tenue vestimentaire. Cette préparation va dans le sens d’une concentration optimale, et conditionne une journée de travail amorcée avec plus de sérieux.
  • Aménager un espace de travail bien pensé. Il favorise une meilleure organisation et un bon confort de travail.
  • Définir un plan d’action journalier. Il doit être clair, spécifique, atteignable et hiérarchisé (urgence/importance).
  • Organiser son emploi du temps pour télétravailler efficacement, et de manière à ce que vos impératifs professionnels soient en adéquation avec vos contraintes personnelles. 
  • Prévoir des pauses régulières, pour être plus productif.
  • Rester en contact téléphonique ou physique avec des collègues et collaborateurs.

Pour un mieux-être numérique ?

Le passage à l’action dépend de tous, salariés, cadres, managers ou pas. Mais avant toute chose, adopter des habitudes numériques plus saines dépend très souvent de notre propre volonté, dans notre quotidien. En clair, le vouloir, c’est déjà avoir fait une partie du chemin.

Il s’agit de dépasser, pourquoi pas avec l’aide d’un coach ou d’un thérapeute les idées limitantes comme « j’voudrais bien mais je n’y arrive pas », « c’est compliqué », « c’est pas moi ce sont mes collègues qui m’envoient des mails », « tu sais aujourd’hui c’est difficile de faire différemment », « j’en connais chez qui c’est encore pire… » etc.

Les rituels du quotidien peuvent ainsi y aider. En voici quelques exemples à piocher et à tester. Prêts ?

10 astuces à la maison:

  • Les écrans restent en dehors de ma chambre;
  • J’achète un réveil, un vrai !
  • Je trouve le sommeil dans mon lit, avec un livre, pas avec une tablette;
  • Je ne consulte mon portable qu’une heure après mon réveil;
  • Mon smartphone reste éloigné de la table pendant les repas (même au petit déjeuner);
  • Je profite d’une activité sportive régulière, au moins 1 à 2 fois par semaine suivant l’intensité;
  • Je choisis des moments pour méditer (séquences de 15/20 minutes);
  • Je sors me promener 1h minimum une fois par semaine, sans mon portable;
  • Je sélectionne de manière plus exigeante mes notifications;
  • Je prends l’habitude d’écrire 1 page ou 2 au réveil. Mes rêves méritent d’être couchés sur le papier…
  • J’organise une activité collective (un jeu, une sortie…) chaque semaine en famille, avec des amis, sans portable.

10 techniques au travail:

  • Je crée des règles de messagerie pour ne garder et lire que l’essentiel des communications entrantes;
  • J’évite les « répondre à tous »;
  • Je crée ou contribue à créer des outils collaboratifs (cloud) pour limiter l’envoi d’emails;
  • J’organise mon absence (message automatique et organisation qui en découle s’il s’agit d’une longue durée type vacances);
  • Je favorise les réunions physiques avec compte rendu, prises de notes libre de chaque participant, et sans ordinateur portable sur la table;
  • Je laisse mon smartphone dans un panier ou une boîte, en mode avion, au centre de la pièce, pendant les réunions. J’invite mes collègues à en faire de même;
  • Pour les réunions virtuelles, je favorise une durée courte (45 minutes maximum), et des échanges, avec un temps de parole harmonieusement réparti. Le compte rendu est bienvenu également;
  • J’encourage mes collègues et collaborateurs à ne pas envoyer de messages (mails, SMS, WhatsApp), le week-end, le matin avant 8h, le soir après 19h.
  • Je propose à mes collègues ou collaborateurs des rendez-vous collectifs conviviaux physiques, pour des occasions spéciales et/ou régulières.
  • Je propose ou j’organise la mise en place du droit à la déconnexion dans mon entité (règles communes).

Cle de Fa Une reconnexion douce, avec Clé de Fa (2/2)

Bref, une rentrée, c’est toujours l’occasion de prendre de nouvelles habitudes, qui vous permettent de prolonger la douceur de l’été, des vacances, en imaginant, en proposant des idées et actions en adéquation avec un vrai bien-être au travail.

Soyons acteurs de la réussite, imaginons, proposons, réunissons les conditions d’un meilleur engagement de nos collaborateurs, au travers d’actions concrètes autour de comportements digitaux plus sains et efficaces.

Belle rentrée à tous ! 

Boris Nepveu
Coach en Mieux-Être numérique
Président de l’association « Sans Mon Portable »